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2017年9月26日 星期二

讓 Word 自動產生目錄,並可自動更新

作者:彭勝棫




當你完成一份 Word 文件檔案,可能是成果報告、研究論文或是活動企劃書...等,一般篇幅少則數十頁,多則上百頁。如果自己編製目次及目錄,那真是曠日廢時,且格式設定問題很多。更痛苦的是,給教授或長官看過後,大幅進行內容修正,之前的目錄可算是幾乎廢了,又要花大把時間及精力修正!

其實 Word 文件就有內建自動產生目錄的功能,並可在內容修正後,一鍵完成自動更新。為了讓我自己記住,因此寫了這篇紀錄。接下來請跟著我一起動手做做看吧!


第一步驟  新增目錄頁




↑首先先將 "游標" 點至第一頁最上方最前面位置


↑點選"版面配置" → "分隔符號" → "下一頁"


在新增的第一頁空白頁打上"目錄",這頁就是新目錄放置的位置。



第二步驟   打開導覽視窗,開始依章節分階層



點選 " 檢視 " → 勾選 "功能視窗 ",將導覽視窗打開。


完成第 4 個步驟,左方會出現導覽視窗。


↑接著將"游標" 點至 "第一章"位置



↑點選"常用",在點段落右下方隱藏圖形。


↑在跳出的段落視窗中,點選"大綱階層"的倒三角,下拉點選"階層 1 ",最後點"確定"。若是章下面的小節則可選成"階層 2 "。


↑緊接著第 8 個步驟,將"游標"點至"第二章"位置,再按 Ctrl+Y 即可。重複第 9 步驟完成第三、四章的設定。


↑完成階層設定,本次範例四章都會出現再左方的"導覽"視窗中。


第三步驟   完成可以自動更新頁碼的目錄



↑回到空白的目錄頁,點"參考資料",再點 "目錄" ,再選取 "自訂目錄"。



↑再跳出的"目錄視窗",點 "確定",即自動完成目錄。


↑若內文有修正,頁數有變更 ,只須點選目錄內容按滑鼠右鍵,選擇"更新功能變數"。


↑請依自己的需求選擇"只更新頁碼" 或 " 更新整個目錄",接著按 "確定" 就自動完成頁碼更新。


至此教學完成。應該不會太難吧!XD